委机关各科室：

　　为了进一步加强机关内部管理，确保机关各项工作规范化、制度化，进一步提高机关工作效能，经主任办公会研究，现将修改完善后的《公文处理办法》和《印章管理规定》两项管理制度印发给你们，请遵照执行。

株洲市卫生和计划生育委员会

2016年11月9日

株洲市卫生和计划生育委员会

公文处理办法

第一章总则

　　第一条为使委机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，依据《国家行政机关公文处理办法》制定本办法。

　　第二条委机关的公文（包括电报，下同），是本委在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

　　第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

　　第五条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

　　第六条  各级负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

　　第七条  办公室是公文处理的管理机构，主管公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

　　第八条  办公室设立或者配备专职人员负责公文处理工作。

第二章公文种类

　　第九条公文种类主要有：

　　（一）命令（令）

　　适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

　　（二）决定

　　适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　（三）公告

　　适用于对外宣布重要事项或者法定事项。

　　（四）通告

　　适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　（五）通知

　　适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

　　（六）通报

　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　（七）议案

　　适用于代表人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

　　（八）报告

　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

　　（九）请示

　　适用于向上级机关请求指示、批准。

　　（十）批复

　　适用于答复下级机关的请示事项。

　　（十一）意见

　　适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（十二）函

　　适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　（十三）会议纪要

　　适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

　　第十条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

　　（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

　　（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　　（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

　　（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

　　（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

　　（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

　　（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

　　（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

　　（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

　　（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

　　（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　（十四）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

　　第十一条  公文中各组成部分的标识规则，参照《国家委机关公文格式》国家标准执行。

　　第十二条  公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210ｍｍ×297ｍｍ），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

　　第十三条  行文应当确有必要，注重效用。

　　第十四条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

　　第十五条  依据本委职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务科室行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

　　内设机构除办公室外不得对外正式行文。

　　第十六条联合行文。与同级政府部门及下一级政府可以联合行文；与相应的党组织和军队机关可以联合行文；与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

　　第十七条  属于本委职权范围内的事务，应当由本委自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办单位。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由本委行文，文中应当注明经政府同意。

　　第十八条  属于市政府或上级部门职权范围内的具体问题，应当直接报送市政府或上级部门处理。

　　第十九条  科室之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，应当责令纠正或撤销。

　　第二十条  向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

　　第二十一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。

　　第二十二条  除市级领导直接交办的事项外，不得以机关名义直接向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

　　第二十三条  受双重领导的部门向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

第五章发文办理

　　第二十四条发文办理指以本委名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

　　第二十五条  草拟公文应当做到：

　　（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

　　（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

　　（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　　（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　　（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，三层为“1．”，第四层为“（1）”。

　　（七）应当使用国家法定计量单位。

　　（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　第二十六条  拟制公文，对涉及其他科室职权范围内的事项，主办科室应当主动与有关科室协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办科室的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办科室可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关科室会签后报请委领导协调或裁定。

　　第二十七条  公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

　　第二十八条  以委机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以委机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

　　第二十九条  公文正式印制前，办公室文秘人员应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

　　经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第六章收文办理

　　第三十条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　第三十一条  收到下级机关上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他科室或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

　　第三十二条  经审核，对符合本办法规定的公文，办公室应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关科室办理，需要两个以上科室办理的应当明确主办科室。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

　　第三十三条  承办科室收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

　　第三十四条  收到上级机关下发或交办的公文，由办公室提出拟办意见，送负责人批示后办理。

　　第三十五条  公文办理中遇有涉及其他科室职权的事项，主办科室应当主动与有关科室协商；如有分歧，主办科室主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请相关负责人协调或裁定。

　　第三十六条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

　　第三十七条送负责人批示或者交有关科室办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　　第三十八条公文处理时限：办公室批转公文原则上不超过2天，紧急公文立即批转，委领导批阅公文原则上不超过2天，科室阅示不过夜。

第七章公文归档

　　第三十九条  公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

　　个人不得保存应当归档的公文。

　　第四十条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

　　第四十一条  联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

　　第四十二条  有关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。

　　第四十三条  归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案科室移交。

　　第四十四条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章公文管理

　　第四十五条  公文由办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

　　第四十六条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

　　第四十七条  公开发布公文，必须经相关负责人批准。经批准公开发布的公文，同正式印发的公文具有同等效力。

　　第四十八条  公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

　　第四十九条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

　　第五十条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

　　第五十一条  秘密公文应当按照相关规定清退，不得留存或复制。

　　第五十二条  单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案室。

　　工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　第五十三条  密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第九章附则

　　第五十四条行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

　　第五十五条委属各单位公文处理办法参照本办法执行。

　　第五十六条本办法自颁布之日起施行。由委办公室负责解释。

株洲市卫生和计划生育委员会

印章管理规定

　　第一条行政印章是机关、组织职权的权威象征，是本单位在职权范围内进行公务活动、行使职权的重要标志。为明确使用人与管理人员的责权，特制定本管理规定。

　　第二条本规定所指印章是株洲市卫生和计划生育委员会为履行职责，经批准使用的以下印章：

　　1．株洲市卫生和计划生育委员会印章

　　2．中共株洲市卫生和计划生育党组印章

　　3．中共株洲市卫生和计划生育委员会纪检组印章

　　4．株洲市卫生和计划生育委员会法人代表章

　　5．委机关各科室印章；

　　6．其他领导小组印章及专用印章

　　第三条刻印。刻印工作由委办公室按照相关管理规定统一实施。

　　第四条印章保管与监督。采用分别管理相互监督的办法。办公室对印章的使用进行规范，印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力，具体划分如下：

　　1．株洲市卫生和计划生育委员会印章由办公室负责保管和监督使用；

　　2．株洲市卫生和计划生育委员会党组印章由人事教育科负责保管和监督使用；

　　3．中共株洲市卫生和计划生育委员会纪检组印章由监察室负责保管和监督使用；

　　4．株洲市卫生和计划生育委员会法人代表章由计划财务科负责保管和监督使用；

　　5．委机关各科室对科室印章具有独立使用权力，同时负全部保管和监督责任；

　　6．其他专用印章由相关业务科室负责保管和监督使用。

　　第五条印章使用。印章使用按照权责分类，严格实行先审批后使用，严格实行使用登记管理。

　　1．公文施印。凡以株洲市卫生和计划生育委员会名义办理的公文，在办理发文审批手续后直接施印，不需另行审批和登记。

　　2．业务工作施印。行政、党组及纪检组印章使用必须由局机关在职干部填写《印章使用登记本》，经分管负责人或主要负责人审批签字方可使用（其中日常性工作报表或材料需加盖印章的，应经分管负责人审核签字同意；重要材料（如财务、人事工资等）须经主要负责人审核签字同意）。其他专业印章及科室印章应经分管负责人或科室负责人签字同意方可使用。

　　3．用印必须登记。相关责任科室应设置印章使用登记本，由印章使用人员负责填写。印章使用人应如实负责登记用印的事由、时间、份数、批准人和经办人等相关事项。

　　4．特殊（紧急）情况需使用印章的，可先电话请示相关负责人允许后由印章使用人注明事由，可先行用章，但印章使用人应在事后及时补办审批手续。

　　第六条印章保管人不得私自用章。未经相关负责人导批准私自用章的，追究相应责任。

　　第七条印章禁止带出委外使用。如因特殊需要，必须经相关负责人批准，并指定专人携带前往，管章和办事人员共同见证用后立即带回。

　　第八条印章原则上不得用于空白介绍信、空白纸张、空白表格等。如遇特殊情况，必须提出书面申请，经相关负责人签字同意后，方可用章。

　　第九条印章的废止与更换。经批准停止使用的印章或因损毁等原因无法使用的印章，由办公室统一封存或送公安部门销毁，不得私自处理。

　　第十条违反以上规定者，单位将追究相关人员的责任，如果给单位造成经济损失或不良社会影响者，单位将追究其法律责任。

第十一条本办法自发布之日起实行。

附件：

印章使用工作程序

　　1. 核实身份。对前来办理印章使用手续的人员身份进行核实，印章使用必须是机关正式公职人员，委属单位用章须有对口管理科室办理；

　　2. 检查手续。检查所凭依据是否属审批人的职权范围、审批意见是否明确、审批日期是否有效、审批人的字迹是否真实；

　　3. 登记。确定可施印的，经办人员对用印事由、审批人、份数及经办人等情况进行登记；

　　4、施印。由办公室负责保密工作（唐新）负责施印；

　　5. 留档。施印后，将领导审批的原件或复印件存档备查，印章使用登记本同时存档。